Hava koşulları değiştiğinde kimin hangi kararı vereceği önceden belirlenmiş olmalıdır.
Karar verirken öne çıkan noktalar
Rüzgâr ve sahne
Sahne, çadır ve dekorun üretici limitleri ile sabitleme koşulları kontrol edilir.
Yağış ve elektrik
Enerji dağıtımı, kablo geçişleri ve su birikimi riskleri teknik ekip tarafından değerlendirilir.
Konuk yönlendirme
Erteleme, tahliye ve alternatif giriş duyuruları için tek sorumlu belirlenir.
Açık hava organizasyonunda yağış, rüzgâr, elektrik ve konuk güvenliği için hazırlık rehberi.
Hava tahminini tek karar ölçütü yapmayın
Yağmur olasılığı kadar rüzgâr hamleleri, yıldırım riski, zemin durumu ve tahliye imkânı da önemlidir. Karar yetkilileri ve iletişim zinciri etkinlikten önce belirlenmelidir. Sahne ve çadır üreticilerinin güvenli kullanım sınırları esas alınmalıdır.
Alternatif mekân senaryosu
Kapalı salon seçeneği varsa kapasitesi, giriş düzeni ve teknik bağlantıları önceden kontrol edilmelidir. Etkinliğin ertelenmesi durumunda sanatçı, personel ve ekipman rezervasyonlarının hangi koşullarla değişeceği sözleşmede bulunmalıdır.
Elektrik ve zemin
Kablo geçişleri, enerji dağıtım noktaları, su birikimi ve kaygan yüzeyler teknik sorumlu tarafından değerlendirilmelidir. İç mekân için üretilmiş ekipman dışarıda korumasız kullanılmamalıdır. Yıldırım riski altında açık alanda etkinliğe devam etmek güvenli değildir.
Misafir bilgilendirmesi
Alternatif giriş, yeni saat, kıyafet önerisi ve ulaşım değişikliği tek bir resmî kanaldan duyurulmalıdır. Organizasyon ekibi için karar anında uygulanacak kısa bir görev listesi hazırlanmalıdır.
Etkinlikten önce üç karar anı belirleyin
İlk kontrol kurulumdan önce yapılır: zemin, tahmin ve ekipman uygunluğu değerlendirilir. İkinci kontrol kapılar açılmadan önce gerçekleştirilir. Üçüncü aşamada etkinlik sırasında hava değişirse durdurma ve tahliye yetkisinin kimde olduğu açık olmalıdır.
Alternatif mekânın teknik olarak da hazır olması gerekir
Yedek salon yalnızca kapasite açısından uygun olmayabilir. Elektrik altyapısı, giriş-çıkış düzeni, engelli erişimi, servis alanı ve ses kuralları ayrıca kontrol edilmelidir. Yıldırım riski ve tehlikeli rüzgâr koşullarında güvenlik önceliklidir.
Sık sorulan sorular
Yağmurda açık hava etkinliği devam eder mi?
Karar yağışın şiddetine, zemin ve elektrik güvenliğine, kullanılan ekipmanın uygunluğuna bağlıdır.
Çadır her durumda yeterli mi?
Hayır. Çadırın rüzgâr ve yağış dayanımı ile kurulum güvenliği doğrulanmalıdır.
Erteleme koşulları ne zaman belirlenmeli?
Rezervasyon ve sözleşme aşamasında yazılı belirlenmelidir.